आज आप इस आर्टिकल के माध्यम से बहुत कुछ नया सीखने वाले है! जैसे- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस विज़ार्ड के बिना टेबल बनाना! डिजाईन व्यू में सारणी बनाना और भी बहुत कुछ. पिछले आर्टिकल Microsoft Access theory tutorial- Wizard Database in Hindi में हमने जाना है! कि what is MS Access in Hindi, Database डेटाबेस, टेबल Table, रिलेशनल डेटाबेस (relational database)!, रिकॉर्ड (Record), क्वैरी तथा डायनासेट, रिपोर्ट, विज़ार्ड (Wizard), सामान्य डेटाबेस बनाना!, फॉर्म और डेटाबेस विज़ार्ड, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस विज़ार्ड से टेबल बनाना आदि|
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस विज़ार्ड के बिना टेबल बनाना
वैसे तो, टेबल विज़ार्ड की सहायता से हम अपनी आवश्यकता की लगभग !सभी प्रकार की सारणी तथा फॉर्म बना सकते है!, लेकिन कई बार हमें स्वयं अपनी विशेष टेबल बनाने की आवश्यकता होती है! यह कार्य हम बिना माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस विज़ार्ड की सहायता के भी कर सकते है! ऐसा दो प्रकार से किया जा सकता है| डाटा शीट व्यू में तथा डिजाईन व्यू में! इनमे से डाटा शीट व्यू में ऐसा करना अधिक सरल है|
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल क्या और कैसे सीखे ?
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की शॉर्टकट की
डिजाईन व्यू में सारणी बनाना
डिजाईन व्यू में सारणी बनाने की प्रक्रिया अधिक लम्बी है! लेकिन इसमें आप अपनी आवश्यकता की सबसे अच्छी सारणी बना सकते है! और प्रतेक फील्ड का फॉर्मेट, डिफाल्ट मान तथा अन्य गुण भी सेट कर सकते है! डिजाईन व्यू में आने के लिए New Table के डायलाग बॉक्स में!, Design View विकल्प को चुनकर ओके बटन को क्लिक कीजिए!
इससे आपकी स्क्रीन पर एक खाली टेबल विंडो दिखाई देगी!, जिसमे तीन कालम होते है| प्रारंभ में इसमे कोई फील्ड नही होता है!, सभी फील्ड आपको अपने से बनाने पड़ते है|
फ़ील्ड बनाने की विधि-
- किसी फील्ड का नाम Field Name कालम में टाइप कीजिए|
- Data Type कालम में आकर इस फील्ड के लिए एक डाटा टाइप चुनिए|
- डाटा टाइप के अनुसार नीचे के भाग में गुण बताए|
- उपर के तीनो चरणों को अन्य सभी फील्डो में दोहराए|
- सारणी को सेव कर दीजिये|
फील्ड नाम
कोई फील्ड नाम ६४ चिन्हों तक का ही हो सकता है! उसमे खाली स्थान एवं संख्याये भी सामिल हो सकते है!, लेकिन खाली स्थान के बिना और छोटे फील्ड नाम अधिक सुविधाजनक रहते है! विशेषकर तब जब आप उनका प्रयोग किसी क्वेरी में मुद्रा(Expression) बनाने में करना चाहते है! नया फील्ड बनाने के लिए पहली खाली पंक्ति में ‘Field Name’ बॉक्स में क्लिक कीजिये और नाम टाइप कर दीजिये! किसी सारणी में सभी फील्ड नाम अद्वितीय अर्थात यूनिक होने चाहिए!
डाटा टाइप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस विज़ार्ड
प्रारंभ में प्रत्येक फील्ड का डाटा टाइप टेक्स्ट रखा जाता है ! जब आप इस बॉक्स में आते है और तीर को क्लिक करते है, तो डाटा टाइप लिस्ट खुल जाती है|
संख्या फील्ड
संख्या फील्ड का प्रयोग तब किया जाता है! जब फील्ड में ऐसी सूचनाये भरनी हो, जिसमे केवल अंक, दशमलव बिंदु, चिन्ह मुद्रा चिन्ह आदि आते हो! या जिनका प्रयोग गणनाओ में किया जाता है! संख्या फील्ड का आकार संख्या के स्वरूप और शुद्धता सीमा के अनुसार तय किया जाता है! इसका आकर निम्न में से कोई एक हो सकता है|
डबल
डबल का अर्थ है कि 8 बाईट, जिसमे आप 15 सार्थक अंको तक को वास्तविक संख्याये भर सकते है|
सिंगल
4 बाईट, जिसमे आप 7 सार्थक अंक तक की वास्तविक संख्या को भर सकते है|
पूर्णाक
2 बाईट जिसकी रेंज -32768 से +32767 तक पूर्णाक होते है|
लम्बे पूर्णांक
4 बाईट, इसमें आप -2147,483,648 से +2147,483,647 तक पूर्णांक स्टोर कर सकते है|
डिफाल्ट मान
किसी फील्ड की, इस प्रापर्टी द्वारा आप हर नए रिकॉर्ड के लिए! उस फील्ड का प्रारंभ मान सेट कर सकते है! उदाहरण के लिए – यदि आपने हां/नही प्रकार के एक फील्ड का डिफाल्ट मान ‘No’ भरा है! तो जब भी कोई नया रिकॉर्ड जोड़ा जायेगा उस फील्ड में No ही दिखाई देगा! बाद में आप चाहे तो उसे बदल सकते है!
वैधता-नियम (Validation Rule) माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस विज़ार्ड
वैधता नियम प्रापर्टी में आप किसी फील्ड के मान को जाचने के लिए शर्ते भर सकते है| उदाहरण के लिए यदि किसी संख्या फील्ड का मान 50 से अधिक नही होना चाहिए, तो इस प्रापर्टी में आप <=50 ऐसी शर्ते भर सकते है|
वैधतापाठ्य
आप यहा गलती सन्देश (Error Massage) भर सकते है! जब भी आप के द्वारा भरी गयी प्रविष्ट वैधता नियम के अनुसार नही होगी! तब यह सन्देश स्क्रीन पर दिखाई पड़ता है|
आवश्यक (Required)
यह हां/नही प्रकार की प्रापर्टी है! इसका मान ‘yes’ कर देने से फील्ड खाली नही छोड़ा जा सकता उसे भरना ही होगा|
इंडेक्स्ड (Indexed)
यह भी हां/नही प्रकार की प्रापर्टी है! जिसके द्वारा आप यह बताते है कि इस फील्ड के अनुसार डेटाबेस टेबल को इंडेक्स करना है या नही|
टेबल डिजाईन को सुधारना माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस विज़ार्ड
टेबल को खोलना
किसी टेबल की डिजाईन को सुधारने अथवा उसमे डाटा भरने के लिए पहले उसे खोलना पड़ता है! इसके लिए निम्न क्रियाये कीजिये-
- अपनी डेटाबेस फाइल को खोलने के लिए ‘File’ मेनू में ‘Open’ आदेश दीजिये, आपको एक ओपन डायलाग बॉक्स दिया जायेगा-
- इस डायलाग बॉक्स में उचित फोल्डर में डेटाबेस फाइल का नाम चुनकर ओपन बटन क्लिक कीजिये! जिससे वह फाइल खुल जाएगी |
- प्रारंभ में आप इसकी फॉर्म्स टैब शीट में आने के लिए इसके बाये भाग टेबल टैब को क्लिक कीजिए ! इसमें आपकी डेटाबेस विंडो दिखाई देगी| जिसमे आपके द्वारा बनाई गयी टेबल के नाम दिखाई देंगे|
- जिस टेबल को आप खोलना चाहते है!, उसे क्लिक करके चुन लीजिये और इसी विंडो को टूल बार में ओपन बटन क्लिक कीजिये!, इससे वह टेबल डाटा शीट व्यू में खुल जाएगी|
टेबल में कोई नई फील्ड जोड़ना
प्रारंभ में फील्ड पॉइंटर सबसे ऊपर के फील्ड में होगा! आवश्यक हो तो स्क्रॉल करते हुए तब तक नीचे आइये जब तक आप एक खली पंक्ति न देखने लगे! अब आप उस खाली पंक्ति के फील्ड नाम कालम के क्लिक करके उसमे नये फील्ड का नाम भर दीजिये|